A produtividade no trabalho é sempre um tema muito discutido, seja por conta da sensação de improdutividade ou para implementar melhorias que beneficiam a todos no ambiente corporativo.
O dia a dia é cada vez mais agitado, com muitas demandas no âmbito pessoal e profissional, e manter a qualidade e alta entrega das atividades se tornou uma preocupação mais presentes, deixando equipes e gestores “nervosos” para manter tudo sob controle.
Com tantas exigências, a produtividade se torna um assunto importante, já que permite otimizar os fluxos, tornando as rotinas mais saudáveis, bem como identificar as operações que são realmente urgentes e aquelas que podem ser delegadas.
Afinal, é necessário ser produtivo no ambiente de trabalho e fora dele, e as rotinas exigem cada vez mais. Com isso, muitas pessoas se perguntam o tempo todo: como ser mais produtivo no dia a dia?
Para melhorar, é necessário entender o que é produtividade, o que é ser um profissional produtivo, como melhorar o desempenho, entre outros detalhes que envolvem a temática da produtividade, como as ferramentas que podem contribuir com o desenvolvimento de tarefas de forma mais ágil, bem como o processo mental de entender as responsabilidades e as limitações.
O que é produtividade?
Durante muito tempo a produtividade era definida somente como o desempenho dos funcionários e ao que eles faziam nas empresas, ou seja, era medida conforme a atuação nos setores de produção.
Neste contexto, a produtividade era baseada apenas em números e entregas (de colaboradores e de itens produzidos diariamente).
Atualmente, o conceito de produtividade está mais relacionado ao desempenho dos funcionários, tanto individualmente como em equipe, mensurando por meio dos resultados. Com isso, basicamente, ser produtivo é ter uma boa performance das suas funções.
Todo trabalho gera algo positivo, mesmo que não seja um produto final. Sendo assim, tentar aplicar o conceito da produtividade de forma saudável em todas as esferas de trabalho é o modo de conseguir equilíbrio e qualidade.
O que significa ser um profissional produtivo?
Muitas pessoas têm a ideia de que ser produtivo é fazer o maior número de tarefas possíveis durante o dia, pois quanto mais atividades, mais produtivo é. Isso, além de trazer mais ansiedade sobre a rotina e atividades, não permite um foco adequado a cada atividade realizada, reduzindo a qualidade e agilidade nas atividades entregues.
Assim, ser produtivo no ambiente de trabalho está relacionado a saber organizar o tempo de forma que todas as tarefas possam ser executadas com qualidade, em prazos e tempos pré-definidos.
Com isso, o conceito pode ser aplicado em segmentos diversos, como controle de pedidos delivery e em diversas áreas administrativas, por exemplo.
Com um planejamento de tempo e compreensão de quanto dele é despendido em cada atividade, os profissionais podem aproveitar melhor o seu dia e organizar as atividades conforme os picos de energia, concentração, demora e atenção exigidas.
Ou seja, pode realizar as atividades conforme a quantidade de tarefas a serem feitas e o tempo necessário para cada uma delas, priorizando as demandas mais urgentes.
Organizando todos os detalhes, os colaboradores podem manter o nível de produtividade sob controle, mantendo entregas, qualidade e a atividade em dia, bem como a tranquilidade quanto às entregas e demandas.
É importante ter um equilíbrio entre tempo e produtividade, porque o excesso de trabalho e a busca pela eficiência a todo o momento, somada às demandas do dia a dia, podem começar a prejudicar a saúde mental e reduzir a quantidade e qualidade de entregas, criando uma somatória.
Sendo assim, entender a relação entre produtividade e saúde mental é o modo de melhorar a administração de tempo no ambiente de trabalho e na vida pessoal, algo que pode ajudar em todos os setores e trazer mais bem-estar.
Qualidade de vida e produtividade no trabalho
Cuidar da saúde mental dos funcionários é pensar em como melhorar a produtividade no trabalho. Mais que isso, é priorizar o bem-estar dos colaboradores, mostrando-lhes o quanto são importantes para a companhia e que é preciso ter equilíbrio entre as esferas.
Líderes e gestores devem se atentar a este detalhe, pois a falta de atenção com a saúde mental dos funcionários podem gerar muitos problemas.
Há funcionários que acreditam na máxima que quanto mais tempo ficam na empresa, mais produtivas podem ser. Contudo isso precisa ser devidamente avaliado.
A cobrança no trabalho é algo muito comum, por exemplo, ter de ficar até um pouco depois do horário para bater a meta, ou atender uma demanda urgente que surgiu.
No entanto, quando isto se torna frequente, pode ser o início de uma baixa na produtividade, pois ter que ficar muito tempo além do horário é algo que pode trazer mais cansaço, reduzindo a qualidade, bem como a insatisfação de membros da equipe.
Inclusive, em outro conceito de produtividade, a entrega é avaliada em comparação com o tempo necessário para concluir a entrega. Assim, quanto mais tempo gasto, menor a produção. Assim, o desgaste pode se mostrar ainda mais prejudicial e acumulativo.
Outros detalhes que contribuem para a desmotivação no trabalho são:
- Falhas de comunicação;
- Sobrecarga de trabalho;
- Falta de um plano de carreira e capacitação;
- Ferramentas de trabalho com problemas ou inadequadas para as funções;
- Não ter controle do ponto digital;
- Não compreender a importância das atividades e cobranças;
- Problemas pessoais.
Estes são fatores que podem afetar a produtividade dos profissionais de administradora de condominios residenciais e em diversas áreas.
Desse modo, identificar os problemas que podem prejudicar a saúde mental dos funcionários, bem como a produtividade, é fundamental para melhorar os ambientes e processos.
Ou seja, é uma forma de atuar nessas questões com qualidade, motivando os profissionais e auxiliando na resolução dos problemas.
Consequentemente, consegue-se reduzir o absenteísmo e os impactos negativos ao clima organizacional e a produtividade geral.
Lembre-se que cuidar da saúde mental é essencial para se sentir bem no ambiente de trabalho e melhorar o desempenho, bem como a qualidade de vida.
Isto posto, os funcionários não só podem como devem buscar ajuda ao se sentirem prejudicados ou que algo não está bem, bem como os líderes precisam identificar comportamentos que podem denunciar insatisfações, por exemplo.
Quanto mais rápido identificar os sinais que estão afetando a saúde e o desempenho, mais fácil será buscar soluções que visam melhorar o bem-estar, algo que contribui para uma boa produtividade e maior qualidade de vida.
Técnicas que melhoram a produtividade no trabalho
O aumento da produtividade no trabalho é uma questão de suma importância, e para contribuir com esse objetivo existem diversas ferramentas que são desenvolvidas, melhorando a organização e reduzindo a pressão existente. Assim, com algumas técnicas simples, é possível ter um bom desempenho.
Um ponto interessante é que estas técnicas podem ser utilizadas desde tarefas pessoais do dia a dia, até em demandas de um seguro moto curitiba. As mais utilizadas são:
1. GTD (Getting Thing Done)
Esta metodologia consiste em cinco etapas que permitem gerenciar tarefas com mais eficiência, minimizando o estresse e ansiedade, visando a maximização da produtividade.
A divisão em cinco etapas consistem em:
1. Coletar
O primeiro passo é fazer uma lista com todas as atividades que precisam ser feitas. Para esta etapa as pessoas podem utilizar papel e caneta, ou listar no próprio celular.
É importante colocar todos os pensamentos/demandas na lista, ou seja, é necessário elencar projetos, ideias, tarefas, obrigações, objetivos, entre outros detalhes importantes para melhorar a produtividade e que precisam ser entregues/desenvolvidos.
Com tudo listado, é possível ter mais tranquilidade, já que tudo o que precisa ser feito está devidamente anotado e identificado.
2. Processar
Esta fase diz respeito à análise de tudo que foi colocado na lista. Assim, é essencial avaliar cada tópico para decidir que ações serão tomadas e o que poderá ser descartado, delegado ou adiado.
Durante o processamento, os profissionais podem:
- Descartar o que foi listado no calor da emoção e que não são prioridade;
- Criar uma nova lista para projetos futuros que não tenham prazo definido;
- Listar referências que podem ser consultadas e que tenham importância no trabalho;
- Estabelecer o que precisa ser comprado com urgência, como um climatizador para restaurante.
Com a etapa de processar é possível decidir compromissos, o que pode ser feito no momento ou posteriormente, bem como atividades que podem ser deletadas e delegadas.
3. Organizar
Nesta etapa, é possível organizar as tarefas conforme o nível de urgência e categorias, dias a serem feitas e o que é necessário para concluí-la. Isto serve tanto para a vida pessoal quanto para a profissional.
4. Revisar
Uma revisão periódica é muito importante para verificar se todas as tarefas estão devidamente organizadas, como estão as entregas, e o que ainda tem chance de sair da lista.
Ao reavaliar as prioridades para a empresa, por exemplo, um hospital (ambiente de muito estresse) é possível verificar se é necessário ou não investir em uma EPI e EPC em proteção radiológica ou na compra de outro equipamento também necessário, e em que momento esse investimento deve ser feito.
5. Agora
É o momento de fazer as coisas acontecerem, colocando tudo em prática. Com as organizações das etapas anteriores, os profissionais podem ser mais produtivos durante a jornada de trabalho.
Inclusive, o método visa exatamente a realização das tarefas de forma rápida e no melhor momento, com total foco, que é o “agora”.
2. Matriz de Eisenhower
Este método ajuda na produtividade da seguinte forma: permite elencar as tarefas que podem e devem ser feitas primeiro e o que pode esperar.
Para que isso seja possível, a técnica possui duas perguntas importantes e que guiam a produtividade: quais tarefas são mais urgentes? E quais tarefas são mais importantes?
Ao responder estas perguntas, o profissional pode montar um quadro para organizar quais são as prioridades, definindo as atividades a serem feitas primeiro.
As atividades que são importantes, mas não tão urgentes podem ser colocadas no quadro e a pessoa pode reagendar/programar prazos com mais tranquilidade, por exemplo, um distribuidor de produtos profissionais de cabelo verificar novos produtos.
É possível delegar e supervisionar os resultados, algo que permite manter um bom nível de produtividade e organização das rotinas.
3. Método Pomodoro
Esta técnica é inspirada nos famosos relógios utilizados nas cozinhas para o tempo de cozimento dos alimentos.
O método visa dividir o tempo em intervalos de 25 minutos, dos quais há direito a 5 minutos de descanso, visando focar e relaxar a concentração e fluxo mental, visto que o cérebro também precisa de distrações par voltar a realizar as atividades com qualidade e com um olhar mais atento ao que precisa ser aperfeiçoado.
Assim também é possível organizar as pausas e produções e, para se ter uma ideia, a cada 2 horas, a pessoa tem direito a uma pausa de meia hora e essas pausas podem ser definidas e adequadas à rotina.
Com a técnica pomodoro, é possível fazer uma atividade de cada vez, algo que dá a sensação de organização e produtividade.
O descanso é um diferencial que pode reduzir o nível de estresse da equipe, melhorando a produtividade em empresas que vendem e produzem materiais em grandes indústrias, como gradil preço m2, fiações elétricas e materiais de construção, por exemplo .
Dicas para aumentar a produtividade no trabalho
Tendo em vista a importância, cuidados e ferramentas que permeiam a produtividade, conhecer dicas e estratégias para melhorá-la e compreendê-la também é interessante para o ambiente laboral.
Nesse sentido, algumas práticas se destacam para ampliar o desempenho com qualidade e tranquilidade. São elas:
- Estabeleça metas;
- Inicie a rotina de trabalho pelas tarefas mais complexas (ou entenda em qual horário consegue focar melhor);
- Mantenha a concentração nas tarefas e não gaste energia com o que não pode ser resolvido rapidamente;
- Gerencie os intervalos e o tempo de trabalho;
- Evite ficar muito no celular;
- Não seja “multitarefas”.
Com estas dicas e métodos que ajudam a melhorar a produtividade, os colaboradores podem aproveitar melhor o tempo, ter mais foco e, assim, priorizar todas as demandas da empresa, algo que renderá excelentes resultados para ambas as partes: a companhia que poderá bater suas metas e o funcionário que terá mais tempo para si.
Portanto, com organização os colaboradores podem ser mais produtivos, cuidando das demandas com qualidade e bem-estar, aproveitando dos fluxos de trabalho e da vida pessoal, podendo desenvolver mais skills e hobbies para qualidade de vida em todas as esferas, seja realizando as atividades em um curso de socorrista ou aproveitando um jantar em família.
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